1-Etkinlik için fazla harcama yapmak veya yeterli paraya sahip olmamak
Çözüm: En uygun bütçeyi planlamak için araştırma yapın
Etkinliğinizin maliyetini hesaplamak zorlayıcı olabilir. Bunun için detaylı bir bütçe analizi yapmanız gerekir. Etkinlik planlanma aşamasındayken olası maliyetleri hesaplamaya başlamak faydalı olacaktır. Erken tahminler yapmak ve başından sonuna kadar doğru bütçe takibi yapmak, süreç boyunca isabetli finansal kararlar almanıza yardımcı olacaktır.
2-Etkinliğe yeterli katılım gösterilmemesi
Çözüm: Etkinlikten önce katılımcılarınızla iletişim kurun
İnsanlar bilgi sahibi oldukları bir etkinliğe katılmaya daha eğilimli olurlar, bu sebeple davet edilen herkesle iletişimin kurulması önemlidir. Katılımcılara etkinliğin tarihi, saati, konumu ve teması ile ilgili bilgilendirmeler yapılmalıdır.
3-Yetersiz sayıda personel bulunması
Çözüm: Yüksek katılıma hazırlıklı olun
Bu durum etkinliğinizi insanlara başarılı bir şekilde sunduğunuzu gösterir ancak personel yetersizliği bir çok açıdan problem oluşturabilmektedir. Bunun için en iyi çözüm yüksek katılıma önceden hazırlıklı olmaktır. Aynı zamanda daha fazla yemek ve ek personel ihtiyacı için bütçede pay bırakılmalıdır.
4- Etkinlik sırasında müşterilerinizin ilgisini kaybetmek
Çözüm: Müşterilerinizin ilgisini aktivitelerle canlı tutun
Müşterilerinizin ilgisini canlı tutabilmek için onlarla iletişim kurularak ilgi ve isteklerine yönelik aktiviteler planlayabilirsiniz. Ayrıca bu aktivitelerin arasında molalar planlamak ilginin dağılmasını önler.
5-Etkinliğe düşük katılım gösterilmesi
Çözüm: Katılımcıları etkinliğe katılmaya teşvik edin
Bazen insanları motive etmek için gereken tek şey ek bir teşviktir. Kitlenizin katılım sağlaması için onlara etkinliğe katılmanın avantajlarını sunun. Etkinlik sırasında çoğunluğun katılım gösterebileceği aktiviteler oluşturmak ve kazanan kişileri ödüllendirmek katılımcılarınızı teşvik edebilir.
6-Karmaşık hediye ve yemek hizmeti
Çözüm: Güvendiğiniz bir tedarikçi firmadan faydalanmak
Güvendiğiniz bir tedarikçi firmadan faydalanmak lojistikle ilgili oluşabilecek problemlerin riskini azaltır. Eğer daha önce çalışmış olduğunuz bir firma yoksa bilinen ve iyi referanslı bir tedarikçiden destek almak sizin için daha garantili olacaktır. Firmanıza karar verdikten sonra tek bir firmayla ilerlemek olası karmaşaları önler.
7- Etkinlik sırasında beklenmeyen teknolojik sorunlar oluşması
Çözüm: Titizlikle kontrollerinizi yapın ve yedek bir plan bulundurun
Etkinliklerinizde oluşabilecek teknolojik sorunlardan dolayı vakit kaybetmemek için önceden her şeyi titizlikle kontrol edin. Kontrol etmek zaman kaybına neden olabilecek sorunlarla karşılaşmanızı önler ve sorunların erken belirlenmesine ve çözülmesine yardımcı olur.
8- Etkinlik günü kötü hava koşulları veya mekanla ilgili problemlerle karşılaşmak
Çözüm: Her zaman en kötü senaryoya hazırlıklı olun
Kötü hava koşullarının size engel olmaması adına her zaman bir yedek planınız olmalıdır. Örneğin açık havada bir etkinlik yapıyorsanız etkinliğe içeride devam etme olanağı olan bir yer ayarlayın. Mekanla ilgili bir sıkıntının ortaya çıkma ihtimaline karşı mutlaka yedek bir mekan bulundurun. En kötü senaryoya hazırlıklı olmak etkinliğinizi güvence altına almanıza yardımcı olacaktır.
9-Son dakika konuşmacı iptalleri
Çözüm: Yedek konuşmacı bulundurun
İlgi çekici bir konuşmacı bulmak, bir etkinlik için en önemli unsurlardan biridir. Konuşmacının sizi son dakika iptal etme riskine karşı yedek konuşmacı bulundurmak kurtarıcı olacaktır.
10- Sponsor bulma ile ilgili zorluklar
Çözüm: Sponsorlarınız için bir seçenek listesi oluşturun
Sponsor bulmak için çok uzun süre beklemek etkinliğinize zarar verebilir. Sponsorlara erkenden odaklanmak, daha sonra oluşabilecek baskıyı hafifletmeye yardımcı olabilir ve tüm seçeneklerinizi zamanında gözden geçirmenizi sağlar. Ayrıca, potansiyel ortakların büyük bir listesini hazırlamalı ve ekibinize danışmalısınız, çünkü sonunda bir anlaşmaya varmadan önce birkaç seçeneği gözden geçirmeniz gerekebilir.
11- Zaman çizelgenizde olası değişiklikler için yeterli alan bırakmamak
Çözüm: Esnek bir zaman çizelgesi oluşturun
Etkinliğiniz için mükemmel bir plan yapmaya ne kadar uğraşırsanız uğraşın, her zaman beklenen zaman çizelgesini takip etmeyen bir durum olacaktır. Etkinlikleriniz planlanandan daha uzun veya kısa sürebilir. Bunun için de programı hazırlarken esnek davranmakta fayda vardır.
12- Etkinliğin detayları ile ilgili müşterilerinizin fikirlerini almamak
Çözüm: Müşterilerinizin beklentilerini öğrenin
Müşterilerinize önceden ne istediklerini sormayı deneyin; bu, bir anket yoluyla istatistiksel olarak veya basit konuşmalar yoluyla yapılabilir. Müşterileriniz önerilerinizden herhangi birine isteksizce yanıt verirse, onlara ne tercih edeceklerini sorun. Her tavsiyeye göre hareket edemezsiniz, ancak etkinliğinizi unutulmaz ve keyifli bir deneyime dönüştürmek için ortak istekleri yerine getirmek iyi bir fikirdir.
13-Her şeyi tek başına planlamaya çalışmak
Çözüm: Yardım isteyin
Yardım istemekten korkmayın, yardım istemek planınızı daha üretken hale getirir ve bu da etkinliğinizi mümkün olan en iyi versiyonuna dönüştürebilir.
Kaynak:: www.hoppier.com
Çeviri: Ecem Özkan
